Obtenir davantage de rendez-vous est souvent présenté comme l’un des principaux objectifs d’une campagne de prospection commerciale.
Pourtant, remplir l’agenda des commerciaux ne garantit pas nécessairement une augmentation des ventes.
Un rendez-vous organisé avec une entreprise qui ne correspond pas à votre cible, un interlocuteur qui n’est pas concerné par votre offre ou un prospect qui ne présente aucun besoin réel mobilise du temps sans forcément créer d’opportunité.
L’enjeu n’est donc pas uniquement d’obtenir davantage de rendez-vous.
Il faut obtenir davantage de rendez-vous qualifiés.
Mais qu’est-ce qu’un rendez-vous commercial qualifié ? Comment identifier les prospects présentant un véritable potentiel ? Et comment améliorer la qualité des rendez-vous transmis aux équipes commerciales ?
Qu’est-ce qu’un rendez-vous qualifié ?
Un rendez-vous qualifié est un rendez-vous organisé avec un prospect qui répond à plusieurs critères définis en amont par l’entreprise.
Il ne s’agit donc pas simplement d’une personne ayant accepté un échange commercial.
Le prospect doit présenter un niveau de pertinence suffisant pour justifier le temps consacré par le commercial au rendez-vous.
Les critères de qualification varient naturellement selon l’entreprise, son marché et son offre.
Ils peuvent notamment concerner :
- le secteur d’activité ;
- la taille de l’entreprise ;
- sa localisation ;
- la fonction de l’interlocuteur ;
- l’existence d’un besoin ou d’une problématique ;
- un projet identifié ;
- le niveau d’intérêt pour la solution ;
- le calendrier envisagé.
Un rendez-vous qualifié doit donc permettre au commercial de commencer son échange avec un minimum d’informations sur l’entreprise et son contexte.
Quelle différence entre un contact, un prospect, un lead et un rendez-vous qualifié ?
Ces différents termes sont parfois utilisés comme des synonymes alors qu’ils correspondent à plusieurs niveaux de maturité commerciale.
Un contact est simplement une personne ou une entreprise dont certaines coordonnées sont disponibles.
Un prospect correspond à une entreprise ou un interlocuteur susceptible de présenter un intérêt pour votre offre.
Un lead est généralement un contact ayant manifesté un certain niveau d’intérêt ou ayant été identifié dans le cadre d’une démarche d’acquisition.
Un lead qualifié a fait l’objet d’une analyse supplémentaire permettant de confirmer sa pertinence commerciale.
Enfin, le rendez-vous qualifié correspond à l’étape où un échange commercial est organisé avec un prospect dont plusieurs critères ont déjà été vérifiés.
Cette progression est importante.
Elle permet d’éviter de transmettre systématiquement tous les contacts aux commerciaux et de concentrer leur temps sur les opportunités les plus pertinentes.
Pourquoi la qualité des rendez-vous est-elle plus importante que leur nombre ?
Prenons deux équipes commerciales.
La première obtient 40 rendez-vous par mois, mais une grande partie des entreprises rencontrées ne correspondent pas réellement à sa cible.
La seconde n’obtient que 20 rendez-vous, mais les prospects ont été sélectionnés et qualifiés avant leur transmission.
La deuxième situation peut parfaitement générer davantage d’opportunités et de chiffre d’affaires.
Le nombre de rendez-vous constitue donc un indicateur intéressant, mais insuffisant pour mesurer la performance d’une stratégie commerciale.
Il faut également observer ce qu’il se passe après le rendez-vous.
Combien donnent lieu à une proposition commerciale ? Combien deviennent de véritables opportunités ? Combien se transforment en clients ?
C’est cette logique qui permet d’évaluer la qualité réelle des rendez-vous générés.
1. Définir précisément le profil du prospect recherché
La qualification commence avant le premier appel.
Une entreprise doit déterminer les caractéristiques des prospects qu’elle souhaite rencontrer.
Quels secteurs sont prioritaires ? Quelle taille d’entreprise recherchez-vous ? Dans quelles zones géographiques souhaitez-vous vous développer ? Quels interlocuteurs peuvent prendre ou influencer la décision ?
Plus ces critères sont clairement définis, plus la prospection peut être ciblée.
Cette étape permet également d’éviter une erreur fréquente : considérer qu’une entreprise est intéressante simplement parce qu’elle appartient au bon secteur.
Deux sociétés exerçant la même activité peuvent avoir des besoins, des organisations et des budgets totalement différents.
La qualification doit donc progressivement affiner la sélection.
2. Identifier le bon interlocuteur
Trouver une entreprise pertinente ne suffit pas.
Il faut également identifier la personne concernée par la solution proposée.
Selon le type d’offre, le décideur peut être le dirigeant, le directeur commercial, le responsable marketing, le responsable des achats, le directeur financier ou un responsable opérationnel.
Dans certaines organisations, plusieurs personnes interviennent également dans la décision.
Un rendez-vous avec un interlocuteur qui ne possède aucune responsabilité sur le sujet peut ralentir considérablement le processus commercial.
La phase de prospection doit donc permettre de comprendre suffisamment l’organisation de l’entreprise pour orienter la démarche vers les personnes pertinentes.
3. Comprendre le contexte du prospect
La qualification ne consiste pas à transformer le premier contact en interrogatoire.
L’objectif est d’obtenir suffisamment d’informations pour comprendre si une conversation commerciale plus approfondie est pertinente.
Il peut être utile d’identifier la situation actuelle de l’entreprise, les éventuelles difficultés rencontrées ou les projets envisagés.
Ces informations permettent également de préparer le futur rendez-vous.
Le commercial ne démarre plus totalement à froid. Il dispose déjà de premiers éléments lui permettant d’adapter son échange au contexte du prospect.
La qualité du rendez-vous s’en trouve généralement améliorée.
4. Identifier un besoin ou une problématique
Un prospect peut parfaitement correspondre à votre cible sans avoir besoin de votre solution à court terme.
C’est pourquoi la qualification doit essayer de déterminer si une problématique ou un projet existe réellement.
Le besoin peut être clairement exprimé.
Mais il peut également être encore peu structuré.
Une entreprise peut par exemple savoir qu’elle souhaite augmenter ses ventes sans avoir encore défini précisément la solution à mettre en œuvre.
Le rôle de la qualification n’est pas nécessairement de réaliser l’ensemble du travail commercial.
Il s’agit surtout de déterminer si la situation justifie un échange avec un commercial capable d’approfondir le besoin.
5. Ne pas chercher à obtenir un rendez-vous à tout prix
Lorsque la performance d’une équipe de prospection est évaluée uniquement sur le nombre de rendez-vous, une mauvaise dynamique peut apparaître.
L’objectif devient alors de remplir les agendas plutôt que de générer de véritables opportunités.
Un prospect qui indique clairement ne pas être concerné par une offre ne devrait pas devenir un rendez-vous simplement pour atteindre un objectif quantitatif.
La qualification doit permettre d’accepter qu’un contact ne soit pas encore prêt.
Il peut être préférable de programmer une relance ultérieure plutôt que de provoquer immédiatement un rendez-vous peu pertinent.
Cette approche améliore également l’expérience du prospect et l’image de l’entreprise.
6. Préparer les informations transmises au commercial
La valeur de la qualification ne réside pas uniquement dans l’obtention du rendez-vous.
Les informations recueillies doivent également être transmises à la personne qui réalisera l’entretien commercial.
Le commercial doit idéalement connaître le nom et la fonction de son interlocuteur, les informations principales sur l’entreprise et les éléments identifiés lors de la qualification.
Il peut ainsi préparer son rendez-vous et éviter de demander au prospect de répéter des informations déjà communiquées.
Cette continuité entre la prospection et la vente contribue à professionnaliser l’ensemble du parcours commercial.
7. Mettre en place une stratégie de relance
Tous les prospects intéressants ne sont pas disponibles immédiatement.
Un projet peut être prévu dans trois mois, six mois ou l’année suivante.
Ces contacts ne doivent pas nécessairement être considérés comme perdus.
Une stratégie de relance permet de conserver les informations recueillies et de reprendre contact au moment opportun.
Cette organisation transforme progressivement la prospection en véritable pipeline commercial.
L’entreprise ne dépend plus uniquement des nouveaux prospects identifiés chaque semaine. Elle construit également un portefeuille de contacts susceptibles de devenir des opportunités à moyen terme.
8. Mesurer la transformation des rendez-vous
Pour savoir si les rendez-vous sont réellement qualifiés, il faut analyser leur devenir.
Le taux de présence au rendez-vous constitue un premier indicateur.
Mais d’autres données sont encore plus intéressantes : nombre d’opportunités créées, propositions commerciales envoyées, ventes réalisées ou chiffre d’affaires généré.
Ces informations permettent également d’améliorer les critères de qualification.
Si une catégorie de prospects accepte régulièrement les rendez-vous mais achète rarement, il peut être nécessaire de revoir son ciblage.
À l’inverse, certaines caractéristiques peuvent apparaître fréquemment parmi les clients effectivement signés.
La qualification devient alors un processus d’amélioration continue.
Prise de rendez-vous en interne ou externalisée : que choisir ?
Une entreprise peut parfaitement organiser sa prise de rendez-vous avec ses propres équipes.
Cette solution permet de conserver l’ensemble du processus commercial en interne.
Elle nécessite toutefois de disposer du temps et des ressources nécessaires pour prospecter régulièrement, effectuer les relances et qualifier les différents contacts.
Lorsque les commerciaux doivent simultanément prospecter, assurer leurs rendez-vous, préparer leurs propositions et suivre leurs clients, la recherche de nouvelles opportunités peut devenir irrégulière.
L’externalisation de la prise de rendez-vous constitue alors une autre possibilité.
Une équipe spécialisée peut prendre en charge la prospection et la qualification en amont avant de transmettre les opportunités aux commerciaux internes.
Ces derniers peuvent ainsi consacrer davantage de temps aux rendez-vous et à la transformation des prospects.
Le choix dépend principalement du volume recherché, des ressources internes disponibles et de l’organisation commerciale de l’entreprise.
Comment améliorer la qualité de ses rendez-vous commerciaux ?
Il n’existe pas de formule universelle permettant de garantir qu’un rendez-vous deviendra un client.
En revanche, plusieurs principes permettent d’augmenter la pertinence des opportunités transmises aux commerciaux.
Il faut commencer par travailler sur la qualité du ciblage et des données utilisées.
La prospection doit ensuite permettre d’identifier le bon interlocuteur et de comprendre suffisamment son contexte avant de proposer un rendez-vous.
Enfin, les informations recueillies doivent circuler correctement entre les personnes chargées de la prospection et celles chargées de la vente.
L’objectif n’est donc pas de remplir un agenda.
Il est de construire un processus permettant aux commerciaux de rencontrer régulièrement des entreprises présentant un véritable potentiel.
RTA Business Développement accompagne votre prise de rendez-vous qualifiés
La prise de rendez-vous demande du temps, mais surtout une prospection régulière et une qualification rigoureuse des contacts.
RTA Business Développement accompagne les entreprises qui souhaitent renforcer leur développement commercial et transmettre davantage d’opportunités pertinentes à leurs équipes de vente.
Nos équipes peuvent intervenir sur différentes étapes du processus : qualification de fichiers, prospection, relances, identification des interlocuteurs et prise de rendez-vous qualifiés.
L’objectif est de permettre à vos commerciaux de concentrer leur temps sur ce qu’ils font le mieux : comprendre les besoins, présenter votre offre, construire une proposition et transformer les opportunités en clients.
Besoin de davantage de rendez-vous qualifiés ?
Augmenter le nombre de rendez-vous n’est intéressant que si leur qualité permet réellement de développer votre activité.
Une stratégie structurée de prospection et de qualification permet de concentrer les efforts commerciaux sur les entreprises présentant le meilleur potentiel.
RTA Business Développement peut vous accompagner dans la génération et la qualification de nouvelles opportunités commerciales.
Contactez notre équipe pour échanger sur vos objectifs de développement.
Questions fréquentes sur les rendez-vous qualifiés
Qu’est-ce qu’un rendez-vous commercial qualifié ?
Il s’agit d’un rendez-vous organisé avec un prospect répondant à plusieurs critères définis par l’entreprise. Sa pertinence, son interlocuteur et son besoin potentiel ont fait l’objet d’une première qualification avant l’échange avec le commercial.
Comment savoir si un prospect est qualifié ?
Les critères dépendent de chaque entreprise. Ils peuvent notamment concerner le secteur, la taille de la société, la fonction de l’interlocuteur, la problématique identifiée, le niveau d’intérêt ou l’existence d’un projet.
Combien de rendez-vous commerciaux faut-il obtenir ?
Il n’existe pas de nombre idéal. La qualité et le taux de transformation des rendez-vous sont généralement plus importants que leur volume brut. Il est préférable d’analyser les opportunités et les ventes générées.
Peut-on externaliser uniquement la prise de rendez-vous ?
Oui. Une entreprise peut conserver la vente et les rendez-vous commerciaux en interne tout en confiant la prospection, la qualification et la prise de rendez-vous à un prestataire spécialisé.
Comment augmenter le taux de transformation des rendez-vous ?
Une meilleure qualification en amont, la transmission des informations recueillies au commercial et un ciblage précis permettent d’améliorer la pertinence des rendez-vous. Le processus de vente et la qualité de l’offre jouent ensuite naturellement un rôle déterminant.
